對于招標代理行業的從業者來說，采購的文件存檔保管過程中，經常會碰到管理費時費力、資料查找困難、文件經常丟失等問題，嚴重影響了公司的工作效率。行業專家表示，招標采購是招標投標過程中形成的各類資料的集合，是具有查考、利用和保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。對于招標代理機構而言，檔案管理的重要性不言而喻。

招標檔案為什么要采取信息化?信息化的作用和意義是什么呢?

是社會與檔案事業發展的需要。招標代理部門作為收集、處理、保存信息資源的平臺，如果檔案管理水平長期處于落后狀態，那么信息資源的開發將會受到不利影響。因此有必要以現代化建設管理方法推進招標管理，通過信息化建設提高檔案工作效率和工作質量。

是招標工作價值開發利用的需要。傳統的招標管理辦法環節煩瑣，使得招標的價值長期得不到發掘。在信息化條件下，招標管理人員能夠及時、全面收集到各種有利于單位發展的外部信息，并以此進行用戶需求分析，及時、有針對性的開發本單位招標信息。利用現代信息技術對招標進行信息化建設，能夠進一步挖掘招標的潛在價值，加速資源的共享與傳播利用。

是組織提高決策效率、促進創新的需要。進行招標信息化建設，實現招標信息資源共享、信息資源合理開發和利用，就能夠更好的為公司的各項決策活動提供重要的依據。組織領導在做重大決策的同時需要迅速、準確查考組織中的各種資源，而傳統的招標管理方式早已不能滿足利用要求。

以下為某招標公司的信息化應用方案：

• 該系統使用Excel服務器開發平臺進行開發設計，系統流程全部來自實際業務工作流程，與業務工作緊密結合，相關工作人員想到什么相關業務工作，在系統內就可以找到相關的業務單據。• 采用Excel服務器開發平臺的好處在于整個系統的操作都是鑲嵌在Microsoft Office Excel(WPS同樣支持)的基礎上，會Excel就會操作該系統，相關業務人員輕松上手，極大減少培訓成本。• 該系統是通過中鐵物總國際招標有限公司招開標工作的參與，了解相關的業務流程而開發設計，并經過了張唐鐵路招投標工作的實際應用。系統包括七大功能模塊• 一、招標公告• 二、標書發售• 三、答疑補遺• 四、開標評標• 五、中標結果• 六、中標通知_結果通知• 七、代理費_通知回款導航圖

一、 招標公告其中包括1、《招標公告》2、《投標結果一覽表》

1、 招標公告用于對招標公告信息的記錄，以備后期數據的調用

2、 招投標結果一覽表

二、 標書發售其中包括1、《標書發售_順序號》2、《標書發售_登記表(打碼)》3、《標書發售_日匯/郵箱復制》4、《標書發售_匯總表》5、《標書發售_包次、金額匯總》6、《標書發售_投標次、金額匯總》7、《標書發售登記表_數據導入》8、《代理費承諾書_蓋章》9、《代理費承諾書_蓋章_匯總表》10、《標書款_發票(收據)登記表》

1、 標書發售_順序號用于標書發售現場購買人數過多時排序叫號購買標書使用，功能等同于銀行叫號

2、標書發售_登記表(打碼)用于標書發售時廠家購買信息的登記，并打印出相關信息和條形碼，要求供應商粘貼于標書密封包裝外，條形碼用于之后的標書遞交環節使用掃碼槍快遞收取標書時做準備。

工作臺數據列

表樣

2、 標書發售_日匯/郵箱復制用于匯總當日標書發售情況，并復制郵箱集合，發送標書文件電子版3、

4、 代理費承諾書_蓋章用于對購買標書的供應廠商回傳蓋章版《招標代理服務費承諾書》的登記，以備統計未回傳的供應廠商

5、代理費承諾書_匯總用于匯總《代理費承諾書_蓋章》，以查詢未回傳蓋章版《招標代理服務費承諾書》的供應廠商，以便催傳

6、標書款_發票(收據)登記表用于記錄和分配財務開具的標書款發票或收據(有時候一張發票包含幾個包件)

三、答疑補遺• 其中包括1、《詢疑廠家_登記表》2、《答疑補遺_郵件發送》3、《答疑回執_蓋章確認》4、《答疑回執_蓋章確認_匯總》

1、詢疑廠家_登記表用于記錄投標廠家提出的詢疑情況。

2、答疑補遺_郵件發送用于通過后臺集中發送答疑補遺文件。

3、答疑回執_蓋章確認用于收集投標人提供的答疑蓋章版電子版。

四、開標評標• 其中包括1、《標書遞交_登記表(掃碼)》2、《開標_記錄表》3、《標書遞交_包次匯總》4、《標書遞交_投標次匯總》5、《評標表格_打印》6、《投標報價_排序表》7、《評標報告_數據復制》8、《評審費_領取表》9、《標書款_發票(收據)領取表》

1、標書遞交_登記表用于開標現場收取投標文件時快速登記(已實現掃碼槍快速掃描條形碼自動錄入系統)

2、開標_記錄表用于投標文件掃碼遞交完成后自動按倒序匯總遞交記錄，以備唱標時做記錄使用。

3、評標表格_打印用于進入評標室的專家快速打印評標附表。(本表單是保存《開標_記錄表》后系統自動生成的)

4、投標報價_排序表用于打印評標用報價排序表。

5、評標報告_數據復制用于評標報告規律性章節文字的快速替換復制。

以下sheet的內容與評標報告復制替換方法如上，在此不再累述。

6、評審費_領取用于制作、記錄和打印《專家評審費領取表》

7、標書款_發票(收據)領取表用于快速制作和打印開標現場時使用的《發票領取表》

五、中標結果• 其中報錯1、《中標結果》2、《中標廠家_聯系方式》3、《中標結果公示_數據復制》4、《資料命名_文件名復制》

1、中標結果用于評標結果的記錄及生成后面的中標通知書和中標結果通知書。

2、中標廠家_聯系方式用于自動匯總中標廠家的聯系人聯系方式，為后期工作做準備。

3、中標結果公示_數據復制用于中標結果公示word文件的快速制作，方法同上一章節的評標報告數據復制。

4、資料命名_文件名復制用于歸檔電子版文件時，快速規范的名稱文件夾名稱。

六、中標通知_結果通知其中包括1、《中標通知書_打印》2、《中標結果通知書_打印》3、《中標結果通知書_保函_快遞登記表》

1、中標通知書通過系統自動生成，以便打印。可多個表單連打，減少工作強度。

2、中標結果通知書作用同《中標通知書》。3、中標結果通知書_保函_快遞登記表用于退寄非中標企業的中標結果通知書和投標保函的快遞單號信息，以備后期查詢。

七、代理費_通知回款• 其中包括1、《繳費通知_打印》2、《繳費回款_登記表》3、《繳費回款_統計表》1、繳費通知_打印代理費繳費通知書系統自動產生，以便打印。(可連打)

2、繳費回款_登記表用于快速登記從財務系統中查到的回款信息。

3、繳費回款_統計表用于統計未回款的中標人，以備催辦。

總結

勤哲Excel服務器系統囊括了從招標公告發布到答疑補遺到招標文件發售到開評標現場，到中標情況的匯總到中標通知書結果通知書的自動生成到招標代理服務費的收繳統計等各個業務流程相關的大部分功能模塊。該系統可做到只要前面單據錄入過的數據，后面的單據全部選填，減少了很大工作的強度并提高了效率和準確性;所有統計報表和規律性表單全自動化生成，免去人工操作的繁瑣。該系統可隨業務的增加和改變隨時增加和調整各功能模塊，以適應和提高數據管理的高效性和準確性。

不難看出，勤哲Excel服務器為招標管理的自動化、智能化帶來了可能性。一是提高查閱、盤點等操作效率;二是實現招標在位監管，提高資產保全率;三是減少招標文件遺失問題，從而避免財產損失，杜絕泄密事件的發生;四是通過信息化手段將檔案統一入庫后，通過數據的二次加工、分析、統計，形成數字資產，為領導決策、業務管理等提供有力支撐。